Warehuse Management / Manajemen Gudang

Pengertian Gudang

Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah.Atau suatu system logistic dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan dalam gudang sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi.

Pengertian Manajemen Gudang (Warehouse Management)

Suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta pada waktu spesifikasi dan jumlah yang tepat

Fungsi dasar manajemen gudang

1.     Receiving: menerima barang 

2.     Inspection and quality control : melakukan pemeriksaan kebenaran barang yang  diterima,   kesesuaian   dengan   pesanan  dan  pemeriksaan   spesifikasi  barang  (pemeriksaan Qualitas barang) 

3.     Repackaging: pengepakan ulang 

4.     Put away: menempatkan barang yang baru datang di rak atau lokasi penempatan barang. 

5.     Storage: menyimpan dan menjaga barang hingga diperlukan 

6.     Order picking: Mengambil barang dari rak penempatan sesuai dengan permintaan yang diterima. 

7.     Postponement: Mengepak barang di dalam box untuk kemudahan dalam  material handlingnya.

8.     Packing and shipping: Melakukan pengecekan kebenaran dan kelengkapan pesanan.
Melakukan  pengepakkan barang dan membuat dokumen packing list. Menyiapkan container untuk shipping. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk timbang dan muat kedalam truk container. 

9.     Cross-docking: Melakukan pengiriman barang sebelum barang dibongkar di gudang. Barang   yang   diterima   langsung   dikirimkan   pada   pelanggan.

10.Replenishing: pemesanan kembali jika stock sudah sampai batas minimum yang ditetapkan.

Manfaat pergudangan

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.

2. Tertatanya logistik dan peralatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan akuntabel

5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

6. Tertib administrasi.

Prinsip dasar Manajemen Gudang

1.     Kualitas barang dapat dipertahankan

2.     Barang terhindar dari kerusakan fisik

3.     Pencarian barang mudah dan cepat

4.     Barang terhindar daripencurian

Kegunaan Gudang

1.     inbound consolidation, dimana barang-barang yang akan diproses, dikonsolidasikan terlebih dahulu didalam gudang sebelum masuk kedalam proses produksi

2.     Goods In Process (product mixing), dari pabrik-pabrik dialokasi yang berbeda dikonsolidasikan di dalam suatu gudang untuk dirakit terlebih dahulu sebelum didistribusikan ke pasar.

3.     Outbound Consolidation, barang-barang yang diproduksi di pabrik-pabrik yang terletak dialokasi berbeda, dikonsolidasikan sebelum di serahkan kepada para pelanggan

4.     Outbound Dispertion (break bulk), barang-barng yang telah di hasilkan disuatu pabrik dimasukan ke dalam gudang untuk dibagi-bagi kedalam volume yang lebih kecil sebelum didistribusikan kepasr atau para pelanggan.

Operasi Pergudangan

Operasi gudang adalah kegiatan yang dilakukan oleh gudang dan lapangan penumpukan. Kegiatan tersebut terdiri dari

1.     Penerimaan muatan di gudang(receiving), bertujuan untuk mendapatkan barang sesuai dengan pesanan atau kontrak

Pengadaan barang > Penerimaan di gudang  >  Membuat berita acara pemeriksaan barang  >  Persetujuan pembayaran dengan supplier  >  Penyimpanan

2.     Penumpukan atau penyimpanan (storage), bertujuan untuk menghindarkan barang dari kerusakan dan kehilangan sehingga siap diberikan kepada pemakainya jika diperlukan.

Menerima barang dari pemasok  >  Menyimpan barang  >  Memberkan barang kepada pemakai

3.     Pengeluaran atau penyerahan (delivery), bertujuan untuk menjamin pengeluaran barang sesuai dengan permintaan pemakainya (user) baik jenis maupun jumlahnya.

Nota permintaan barang dicocokan dengan status persediaan  >  Transaksi pengeluaran barang  >  Barang siap dikirim

4 Alasan Pentingnya Pergudangan

1.     Transportation-Pruduction Cost Reduction

Gudang mempunyai peranan penting di dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang yang selalu dikaitkan dengan proses persdiaan barang menimbulkan tambahan biaya tersendiri bagi barang yang didistribusikan.

2.     Coordination of supply and demand

Gudang berfungsi salah satunya adalah sebagai unsur koordinasi antara penawaran dan permintaan, volume permintaan tidak selalu dapat diproyeksi secara relative akuarat sedangkan proses produksi harus dilakukan untuk menghasilkan suatu volume tertentu.

3.     Production considerations

Proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan karakterisik tertentu membutuhkan gudang untuk menekan biaya produksi maupun untuk melengkapi proses akhir produksi barang.

4.     Marketing considerations

Barang dengan tipe, klasifikasi dan karakteristik tertentu menuntut harus siap tersedia dipasar, agar pasokan barang tersebut dipasar tidak terhenti

Cara untuk Memaksimalkan produktifitas dan meminimalkan biaya

1.     Penggunaan ruang secara maksimum,  biasanya biaya modal terbesar adalah untuk ruang.  Ini artinya tidak hanya ruang lantai tapi juga ruang kubik karena barang disimpan dalam ruang diatas lantai dan juga diatas barangnya

2.     Penggunaan tenaga kerja dan peralatan yang efektif,  peralatan pemindahan material mewakili biaya modal terbesar kedua dan tenaga kerja merupakan biaya operasi terbesar.  Ada pertukaran antara dua hal tersebut yaitu biaya tenaga kerja dapat dikurangi dengan menggunakan lebih banyak peralatan pemindahan barang. Dalam manajemen pergudangan dibutuhkan untuk :

a.     Memilih gabungan terbaik antara tenaga kerja dan peralatan untuk memaksimalkan keseluruhan pelaksanaan produktifitas.

b.    Menyediakan kesiapan akses untuk semua SKU. SKU harus mudah diidentifikasi dan ditemukan.

c.      Memindahkan barang secara efisien. 

Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan perusahaan pergudangan meliputi:

• Industri
• Filosofi perusahaan
• Ketersediaan modal
• Karakteristik produk seperti ukuran, rusaknya, lini produk substitusi, dan tingkat keusangan
• Kondisi ekonomi
• Persaingan
• Permintaan musiman
• Menggunakan just-in-time program
• Proses produksi